1. Generelle principper for beskyttelse af personoplysninger
ALFA-koncernen og dens forskellige dattervirksomheder (ALFA) anerkender og respekterer den enkeltes ret til beskyttelse af personoplysninger i henhold til national ret og EU-ret. ALFA vil sikre, at enhver behandling af personoplysninger foretaget af virksomheder i koncernen eller på deres vegne overholder de grundlæggende behandlingsprincipper for beskyttelse af fysiske personers personoplysninger.
Lovlighed, rimelighed
ALFA behandler personoplysninger på en lovlig og rimelig måde og i overensstemmelse med de registreredes rettigheder i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning.
Gennemsigtighed
Ved indsamling af personoplysninger fra personer eller andre kilder vil ALFA sikre, at den registrerede informeres behørigt i overensstemmelse med gældende lovgivning: En registreret har ret til at blive informeret om de personoplysninger, der behandles om ham eller hende.
Formålsbegrænsning
ALFA behandler kun personoplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål. Personoplysninger vil kun blive anvendt til de formål, hvortil de oprindeligt blev indsamlet.
Dataminimering
ALFA vil sikre, at der kun sker behandling af personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og strengt nødvendige til det specifikke formål.
Rigtighed
ALFA vil sikre, at personoplysninger, der behandles af ALFA, til enhver tid er korrekte og ajourførte, og at eventuelle urigtige personoplysninger vil blive berigtiget eller slettet, hvor det er muligt.
Opbevaringsbegrænsning
ALFA vil sikre, at personoplysninger ikke opbevares eller på anden måde behandles i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til det specifikke formål, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning.
Integritet og fortrolighed
ALFA vil træffe passende organisatoriske og tekniske foranstaltninger for at sikre, at enhver risiko for tab, lækage, beskadigelse og/eller forsvinden af personoplysninger minimeres i videst muligt omfang.
2. Ansvar for personoplysninger
Hvem er vi
ALFA er en ejendomskoncern, der beskæftiger sig med projektudvikling samt salg og udlejning af bolig- og erhvervsejendomme. Du kan kontakte enhver af koncernens virksomheder ved at bruge kontaktoplysningerne nedenfor. I forbindelse med ALFA’s virksomhed indsamler og behandler vi oplysninger om fysiske personer (personoplysninger). Vi indsamler og behandler oplysninger for at kunne yde den bedst mulige service og levere de bedst mulige løsninger til vores kunder, købere, lejere, samarbejdspartnere mv. i koncernvirksomhederne, for at overholde lovkrav og for at opfylde de koncernforbundne virksomheders kontraktlige forpligtelser.
Dataansvarlig
Den enkelte virksomhed i ALFA-koncernen er dataansvarlig for de personoplysninger, der indsamles og behandles af den pågældende virksomhed i forbindelse med privatpersoners brug af de tjenester, som virksomheden tilbyder. Indsamling og behandling af personoplysninger er nødvendig for, at vi kan tilbyde disse tjenester til brugere.
3. Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger
Formål
Vi registrerer og behandler oplysninger om dig for at kunne tilbyde dig den bedst mulige service i forbindelse med dine forretninger med ALFA, for at kunne opfylde vores aftaler med dig og for at overholde eventuelle lovkrav, der gælder for de enkelte koncernforbundne virksomheder i deres daglige drift. Det betyder, at vi registrerer og behandler personoplysninger om dig i følgende tilfælde:
- Hvis du tilmelder dig en tjeneste, der giver generelle oplysninger om koncernens virksomhed, såsom et nyhedsbrev, en reservationsliste mv.
- Hvis du indgår eller overvejer at indgå en aftale med os om en tjeneste
- Hvis du har købt eller solgt en bolig- eller erhvervsejendom fra eller til en virksomhed i ALFA-koncernen
- Hvis du har lejet en bolig- eller erhvervsejendom fra en virksomhed i ALFA-koncernen
- Hvis vi har en juridisk forpligtelse til at indsamle og behandle dine personoplysninger
- Hvis du har givet os særskilt samtykke til at behandle dine personoplysninger til et specifikt formål
- Hvis det er nødvendigt for at forfølge ALFA’s legitime interesser, f.eks. for at forhindre misbrug eller finansielle tab, for at styrke IT-sikkerheden osv.
Retsgrundlag
ALFA behandler personoplysninger for at opfylde de enkelte koncernvirksomheders kontraktlige forpligtelser over for kunder, købere, lejere, forretningspartnere osv., jf. artikel 6(1)(b) i EU’s persondataforordning.
ALFA behandler desuden personoplysninger i tilfælde, hvor ALFA er forpligtet til at gøre dette i henhold til gældende lovgivning, jf. artikel 6(1)(c) i EU’s persondataforordning.
I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger med det formål at forfølge en koncernvirksomheds legitime interesser. Hvis behandlingen er baseret på dette princip om interesseafvejning, jf. artikel 6(1)(f) i EU’s persondataforordning, skyldes det, at vi vurderer, at vores interesse i, at koncernen leverer optimale tjenester – f.eks. ud over koncernens primære tjenester – og IT-sikkerhed går forud for de(n) registreredes interesser.
Derudover behandler vi personoplysninger baseret på den registreredes klare og utvetydige samtykke, jf. persondatalovens § 11, stk. 2, nr. 2, og persondataforordningens artikel 6(1)(a) og 9(2)(a), idet samtykke skal være indhentet forud for den specifikke behandlingsaktivitet.
Retten til at trække samtykke tilbage
Samtykke til behandling af personoplysninger kan til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækning af samtykke er gældende for fremtidig behandling af personoplysninger. Hvis et samtykke trækkes tilbage, vil det derfor ikke påvirke lovligheden af en behandling baseret på samtykket forud for tilbagetrækningen, eller hvis der er et alternativt retsgrundlag for den pågældende behandling.
4. Personoplysninger, der behandles af ALFA
Virksomhederne i ALFA-koncernen registrerer og anvender forskellige kategorier af personoplysninger afhængigt af de tjenester, den pågældende virksomhed leverer, eller dets kontraktlige forpligtelser, herunder:
- Grundlæggende personoplysninger såsom navn og kontaktoplysninger
- CPR-nummer
- Finansielle oplysninger såsom kreditvurderingsoplysninger indhentet i forbindelse med leje af en bolig
- Oplysninger om din familie og husstand
- Legitimation såsom fotokopier af sygesikringskort og billed-ID
Følsomme personoplysninger
ALFA behandler kun følsomme personoplysninger under visse strenge omstændigheder og kun, hvis det er absolut nødvendigt for at levere de rette tjenester. Forud for behandling af følsomme personoplysninger vil ALFA indhente udtrykkeligt samtykke til en bestemt behandling af de pågældende oplysninger, medmindre retten til at registrere følsomme personoplysninger er tilladt ved lov. ALFA registrerer følsomme personoplysninger såsom helbredsoplysninger, f.eks. om du er kørestolsbruger, hvis dette er relevant i forhold til dine boligbehov i forbindelse med salg og/eller udlejning af boliger.
5. Hvornår og hvordan behandles personoplysninger
ALFA behandler personoplysninger i forbindelse med levering af tjenester og kommercielle relationer med kunder, købere, lejere mv., herunder i forbindelse med:
- Forhandling af kontrakter, udarbejdelse af salgs- og lejeaftaler samt færdiggørelse og gennemførelse heraf
- Opskrivning på reservationslister, lister over potentielle købere og lejere mv. samt fremvisninger og afholdelse af åbent hus-arrangementer
- Udsendelse af nyhedsbreve og løbende kampagner, konkurrencer mv. ALFA behandler desuden personoplysninger i forbindelse med andre aktiviteter knyttet til visse tjenester, herunder:
- Kundeservice og administration
- Udvikling og administration af tjenester og ALFA’s aktiviteter
- Markedsføring af tjenester og produkter
- Beskyttelse af ALFA og ALFA’s virksomhed mod svig
- Overholdelse af lovkrav. ALFA indsamler personoplysninger i følgende situationer:
- Når du udfylder formularer på hjemmesider ejet af ALFA
- Når vi modtager personoplysninger skriftligt, over telefonen eller på anden måde direkte fra en registreret på anmodning eller uopfordret
6. Tredjeparter og behandling af personoplysninger
Personoplysninger indsamlet fra tredjeparter
ALFA behandler personoplysninger indsamlet fra tredjeparter, herunder fra:
- Offentlige registre såsom Den Offentlige Informationsserver (OIS), tingbogen og andre offentligt tilgængelige kilder. ALFA registrerer og anvender disse oplysninger, f.eks. til at udarbejde og kontrollere standardmateriale, der indgår i kontrakter om køb, salg eller leje af fast ejendom
- Kreditoplysningsbureauer. Vi registrerer og behandler relevante finansielle oplysninger i forbindelse med indgåelse af aftaler om udlejning af boligejendomme
- Ejendomsmæglere i forbindelse med indgåelse af aftaler om køb eller salg af fast ejendom eller registrering af interessetilkendegivelser og forbehold i forbindelse med køb eller salg af fast ejendom
- Ejendomsmæglere og administrationsselskaber i forbindelse med indgåelse af aftaler om leje af bolig- og/eller erhvervsejendomme
- Rådgivere og andre repræsentanter i forbindelse med indgåelse af kontrakter inden for koncernens forretningsområde
Videregivelse af personoplysninger til tredjeparter
ALFA vil under visse omstændigheder dele personoplysninger med visse tredjeparter i og uden for koncernen, herunder i følgende situationer:
- I forbindelse med en aftale om køb af yderligere tjenester ved køb af bolig vil dine personoplysninger blive videregivet til relevante tredjeparter med henblik på at gennemføre køb af yderligere tjenester
- Personoplysninger videregives til forsyningsselskaber og ejendomsadministratorer i forbindelse med salg eller udlejning af fast ejendom
- I forbindelse med gennemførelse af køb eller salg af fast ejendom, herunder tinglysning af skøde og andre dokumenter, vil ALFA videregive dit CPR-nummer til tinglysningsretten
- Personoplysninger vil blive videregivet til offentlige myndigheder og tredjeparter, hvis virksomhederne i koncernen er forpligtet til at gøre dette i henhold til gældende lovgivning eller for at beskytte vitale interesser
- Personoplysninger vil blive videregivet inden for koncernen og til eksterne samarbejdspartnere (herunder rådgivere og banker), i det omfang der foreligger legitime grunde til behandlingen, såsom samtykke, en juridisk forpligtelse eller lignende
- Personoplysninger vil blive videregivet til koncernens IT-samarbejdspartnere og leverandører i forbindelse med IT-support, hosting, drift og vedligeholdelse af IT-løsninger mv. Hvis koncernen anvender databehandlere, vil en sådan brug være baseret på en kontrakt, der sikrer overholdelse af gældende databeskyttelsesregler (databehandleraftale)
- Personoplysninger vil blive videregivet til tredjemand i forbindelse med salg af fast ejendom, enten ved direkte salg eller som led i overdragelse af en virksomhed, hvor personoplysningerne vedrører lejerne af den pågældende ejendom
7. Den registreredes rettigheder
Hvis ALFA behandler personoplysninger om dig, kan du til enhver tid udøve følgende rettigheder ved at kontakte ALFA:
Ret til indsigt i personoplysninger (ret til indsigt)
Du har ret til indsigt i de oplysninger, ALFA behandler om dig, samt andre oplysninger, såsom kilderne til oplysningerne og de formål, hvortil oplysningerne anvendes. Du kan anmode om oplysninger om, hvor længe oplysningerne om dig opbevares, og hvem der modtager oplysninger om dig, i det omfang ALFA (lovligt) videregiver personoplysninger til tredjeparter.
Ret til berigtigelse (korrektion)
Du har ret til at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig berigtiget.
Ret til sletning (“ret til at blive glemt”)
Under visse omstændigheder har du ret til at få slettet personoplysninger om dig før vores sædvanlige slettefrist. Retten til sletning skal vurderes under hensyntagen til eventuelle begrænsninger i henhold til gældende lovgivning eller virksomhedens ret til at behandle oplysninger.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse situationer ret til at anmode om begrænsning af behandling af dine personoplysninger. Hvis du har ret til begrænsning af behandling, må vi fremadrettet kun behandle dine personoplysninger (bortset fra opbevaring) med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares, eller med henblik på at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at transmittere personoplysninger (dataportabilitet)
I visse situationer har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og til at få disse oplysninger transmitteret fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Ret til indsigelse
Du har i visse situationer ret til at gøre indsigelse mod vores lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan desuden gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.
8. Opbevaringsperiode
ALFA opbevarer kun personoplysninger, så længe det er tilladt i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger, dvs. så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Ved udløbet af denne periode vil oplysningerne automatisk blive slettet. Da opbevaringsperioden afhænger af de særlige omstændigheder, der kendetegner den enkelte behandling, er det ikke muligt at angive en generel opbevaringsperiode. Ved behandling, der indebærer et potentielt ansvar for den registrerede eller ALFA som dataansvarlig, vil opbevaringsperioden være i overensstemmelse med reglerne i forældelsesloven.
I forbindelse med løbende kontrakter, herunder kontrakter om leje af fast ejendom, opbevares personoplysninger i kontraktens løbetid plus ti år.
Ansøgninger til ledige stillinger opbevares i højst seks måneder.
9. Ret til klage
Hvis du er utilfreds med ALFA’s registrering og brug af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet som tilsynsmyndighed: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail: dt@datatilsynet.dk.
10. Andre vilkår
Ændringer i privatlivspolitikken
Denne databeskyttelses- og privatlivspolitik kan ændres som følge af nye lovkrav, ny databeskyttelsespraksis eller ændringer i de tjenester, ALFA tilbyder. I tilfælde af væsentlige ændringer vil du blive underrettet via vores tjenester eller på en lignende effektiv måde, så du som registreret kan gennemgå ændringerne, før de træder i kraft.
Sikkerhedsforanstaltninger
Som en del af ALFA’s generelle databeskyttelsesindsats overvåges og opdateres koncernens IT-sikkerhed løbende med henblik på at identificere potentielle sårbarheder og angreb og minimere risikoen for sikkerhedsbrud i videst muligt omfang.
ALFA opdaterer og implementerer regelmæssigt tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab eller ændring. Disse sikkerhedsforanstaltninger tjener også til at beskytte personoplysninger mod uautoriseret deling, lækage, misbrug og enhver anden behandling i strid med gældende databeskyttelseslovgivning.
Kontakt
Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder og hvordan dine personoplysninger behandles af virksomhederne i koncernen, er du velkommen til at kontakte ALFA. Du kan kontakte enhver virksomhed i ALFA-koncernen via ALFA Development A/S, Knud Højgaards vej 2, 3. sal, 2860 Søborg, tlf.: 39 20 02 50, e-mail: info@alfadev.dk.
- ALFA DEVELOPMENT A/S